In unserer Kategorie Use Case stellen wir euch Anwendungsbeispiele von realen Problemen vor. Dies dient zur Veranschaulichung wie unsere individuell entwickelten Web-Plattformen Unternehmen unterstützen können. Um das Lesen zu erleichtern und die Beispiele greifbarer zu machen, schreiben wir die Problemstellungen aus Sicht des fiktiven Unternehmens Pond.

Prüfprotokolle dokumentieren und digitalisieren

Das Unternehmen Pond ist in der Industrie ein bekannter Hersteller von Maschinen für die Automotive Branche. In regelmäßigen Zyklen muss an den Maschinen eine Wartung und Instandhaltung erfolgen. Durch das historische Wachstum des Unternehmens geschieht dies an verschiedenen Standorten in Europa und direkt bei Kunden aus der Automotive Branche. Diese Wartungen und Instandhaltungen werden anhand von Prüfprotokollen angefertigt und belegt.

Die Prüfung elektrischer Maschinen erfolgt immer vor Ort um einen Schadensfall direkt dokumentieren zu können. In Papierform erhalten die Mitarbeitenden das letzte und ein neues unausgefülltes Prüfprotokoll, um die Wartung durchzuführen. Am Ende werden die Dokumente von Office-Mitarbeitenden eingescannt und im Dokumentsystem hinterlegt. Bei nicht leserlicher Schrift oder starken Verschmutzungen durch Maschinenöl, muss die zuständige Fachkraft die fehlenden Daten manuell im Dokumentsystem nachtragen.

Beurteilung des allgemeinen Ist-Zustands

Das Kernproblem des Arbeitsablaufs:

Es entsteht eine Unmenge an Papierchaos. Die Mitarbeitenden vor Ort können nicht auf weitere Prüfprotokolle zurückgreifen, die vielleicht Aufschluss auf das Problem geben. Beim manuellen Übertrag der Daten in das System können sich Zahlendreher und Fehler einschleichen, die die Prüfungsprotokolle verfälschen. Bei Unsicherheiten entsteht ein Zeitverlust, da die Mitarbeitenden die zuständige Person der Wartung kontaktieren müssen, um die Daten abzugleichen und bestätigen zu lassen.

Zusätzlich könnten die Mitarbeitenden die Prüfprotokolle verlieren und wichtige Schritte während der Wartung vergessen. In Folge wird die Dokumentationskette der Wartung und Berichterstattung unterbrochen und es kommt zu Datenverlust, sowie Inkonsistenzen.

Die Lösung: Prüfprotokolle per App

Damit das nicht geschieht, wäre folgender Lösungsansatz ideal:

Für die Mitarbeitenden muss eine Möglichkeit bestehen, vor Ort auf alte Prüfprotokolle zurückgreifen zu können und gleichzeitig neue Prüfprotokolle zu erstellen und automatisch an die Office-Mitarbeitenden weiterzuleiten. Zusätzlich sollte es die Möglichkeit geben, die vor Ort tätigen Mitarbeitenden bei der Wartung zu unterstützen und mit Ihnen die einzelnen Schritte durchzugehen.

Da die Standorte europaweit verteilt sind, muss es gleichzeitig eine Möglichkeit geben, die Prüfprotokolle zu übersetzen und damit für alle Mitarbeitenden in der Muttersprache zur Verfügung zu stellen.

Dokumentation von Prüfprotokollen der Zukunft

Über die eigene App können jederzeit alle benötigten Unterlagen eingesehen werden. Somit können vor Ort Kontrollen basierend auf alten Prüfprotokollen und dem aktuellen Ist-Zustand getätigt werden. Die App leitet den User zusätzlich durch den Prozess des Prüfprotokolls, damit kein Arbeitsschritt vergessen wird und die Mitarbeitenden gewissenhaft arbeiten können. Das erhöht die Arbeitsqualität.

Durch die Mehrsprachigkeit der App ist eine Sprachbarriere kein Problem mehr und einzelne Schritte des Prüfprotokolls werden nicht missverstanden. Nach der erfolgreichen Wartung werden die Prüfprotokolle automatisch an das Bestandssystem über eine Schnittstellenanbindung übermittelt und die Office-Mitarbeitenden müssen nicht mehr manuell fehlende Daten nachtragen.

Prüfprotokolle für elektrische Anlagen und Geräte nach DGVU V3 vereinfachen

Die gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsprüfung DGVU V3 kann durch die neu eingeführte App vereinfacht werden. Durch die aktuellen Prüfprotokolle, die ohne Datenverlust direkt im Bestandssystem hinterlegt werden, kann das Unternehmen Pond jederzeit nachweisen, dass ihre elektrischen Maschinen, Geräte und Anlagen diesen Sicherheitsvorschriften entsprechen. Somit wird die Prüfzeit verkürzt und das Unternehmen ist jederzeit auf dem neusten Stand, ohne in Aktenordnern oder im Dokumentsystem nach den benötigten Unterlagen suchen zu müssen.