5 Prozesse, bei denen Unternehmen jedes Jahr tausende Euro verschenken

Viele Unternehmen verlieren jeden Tag Zeit und Geld durch Prozesse, die sich über Jahre entwickelt haben. Aufgaben werden manuell bearbeitet, Daten mehrfach erfasst und Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen. Einzelne Arbeitsschritte wirken dabei oft unproblematisch. In der Summe entstehen jedoch erhebliche Kosten. Besonders häufig betrifft das Prozesse, die regelmäßig auftreten und von Mitarbeitern manuell durchgeführt werden, genau hier liegt großes Potenzial für Automatisierung und individuelle Softwarelösungen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir fünf typische Prozesse, bei denen Unternehmen jedes Jahr unnötig Geld verlieren und wie sich diese Kosten reduzieren lassen.

1. Manuelle Dateneingabe

Daten werden in vielen Unternehmen mehrfach erfasst.

Ein einfaches Beispiel

Ein Kunde wird beispielsweise im CRM angelegt, anschließend in einer Auftragsverwaltung übernommen und später erneut in eine Buchhaltungssoftware eingetragen. Jede einzelne Eingabe kostet nur wenige Minuten. Bei hunderten oder tausenden Vorgängen pro Jahr summiert sich dieser Aufwand jedoch schnell. Zusätzlich steigt mit jeder manuellen Eingabe das Risiko für Fehler: Zahlendreher, fehlende Informationen oder falsche Zuordnungen können weitere Arbeit verursachen. Eine automatisierte Datenübertragung zwischen den beteiligten Systemen kann diesen Aufwand deutlich reduzieren. Statt Daten mehrfach einzugeben, werden Informationen einmal erfasst und anschließend automatisch an die benötigten Systeme übertragen und abgeglichen. Besonders interessant wird die Automatisierung, wenn ein Prozess täglich oder mehrfach pro Woche durchgeführt wird.

Wo entsteht das Einsparpotenzial?

• Übertragung von Kundendaten zwischen CRM und ERP
• Automatische Übernahme von Bestellungen
• Synchronisierung von Produkt- und Preisdaten
• Automatische Erstellung von Datensätzen
• Übertragung von Formular- und Anfragedaten

2. Manuelle Angebotserstellung

Die Erstellung von Angeboten ist in vielen Unternehmen noch stark von manuellen Arbeitsschritten abhängig.

Ein einfaches Beispiel

Mitarbeiter suchen Informationen zusammen, übertragen Kundendaten, wählen Produkte oder Leistungen aus, berechnen Preise und erstellen anschließend ein Dokument. Dieser Prozess kann bei komplexen Angeboten viel Zeit beanspruchen. Dabei wiederholen sich viele Informationen. Kundendaten, Produktinformationen, Preise und Standardpositionen liegen häufig bereits in anderen Systemen vor. Eine Softwarelösung kann diese Informationen automatisch zusammenführen und ein fertiges Angebot erzeugen. Der Mitarbeiter prüft anschließend nur noch die relevanten Positionen und gibt das Angebot frei. Das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand. Auch die Bearbeitungszeit für Kundenanfragen sinkt. Ein schnelleres Angebot kann dadurch direkt zu einer besseren Vertriebsleistung beitragen.

Wo entsteht das Einsparpotenzial?

• Angebotsaufwand
• Nachtelefonieren intern, wie auch extern
• Freigabeprozess
• Dokumentation und Übersicht
• Mehr qualifizierte Angebote in kürzerer Zeit

3. Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung

Rechnungen gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben in Unternehmen. Trotzdem werden sie häufig noch manuell verarbeitet. Eine Rechnung wird per E-Mail empfangen, heruntergeladen, geprüft, weitergeleitet, in ein System übertragen und anschließend zur Freigabe vorgelegt. Bei wenigen Rechnungen ist dieser Prozess noch überschaubar. Bei mehreren hundert oder tausend Rechnungen pro Jahr entsteht daraus ein erheblicher Verwaltungsaufwand. Automatisierte Prozesse können beispielsweise Rechnungen erkennen, relevante Informationen auslesen und die Daten direkt an das Buchhaltungs- oder ERP-System übergeben. Auch Freigabeprozesse lassen sich digital abbilden. Dadurch können Rechnungen schneller verarbeitet und Mitarbeiter von wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben entlastet werden.

Ein einfaches Beispiel

Angenommen, ein Unternehmen verarbeitet 2.000 Rechnungen pro Jahr. Wenn die manuelle Bearbeitung durchschnittlich zehn Minuten pro Rechnung benötigt, entstehen bereits rund 333 Arbeitsstunden. Bei einem angenommenen internen Stundensatz von 40 Euro entspricht das mehr als 13.000 Euro Arbeitsaufwand pro Jahr. Selbst wenn sich nur ein Teil dieses Prozesses automatisieren lässt, entsteht ein relevantes Einsparpotenzial.

Wo entsteht das Einsparpotenzial?

• Automatische Erinnerungen
• Bessere Übersicht
• Automatische Validierung

4. Excel-Listen und manuelle Auswertungen

Excel ist ein leistungsfähiges Werkzeug. Problematisch wird es, wenn zentrale Geschäftsprozesse dauerhaft über zahlreiche Tabellen organisiert werden.

Mitarbeiter übertragen Daten aus verschiedenen Systemen, aktualisieren Tabellen, führen Informationen zusammen und erstellen daraus regelmäßig Berichte. Der Aufwand wird häufig unterschätzt, weil die einzelnen Tätigkeiten verteilt auf mehrere Mitarbeiter stattfinden. Zusätzlich entstehen Risiken durch veraltete Daten, unterschiedliche Versionen von Dateien oder manuelle Berechnungsfehler. Eine zentrale Softwarelösung kann Daten aus verschiedenen Quellen automatisch zusammenführen und aktuelle Auswertungen bereitstellen. Statt jeden Monat einen Bericht manuell zusammenzustellen, stehen die relevanten Kennzahlen automatisiert zur Verfügung. Das spart Arbeitszeit und verbessert gleichzeitig die Qualität der Entscheidungsgrundlage.

5. Wiederkehrende Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern

Viele Unternehmen versenden regelmäßig ähnliche E-Mails.

Dazu gehören beispielsweise:

• Auftragsbestätigungen
• Statusinformationen
• Erinnerungen
• Terminbestätigungen
• Benachrichtigungen
• Dokumentenanforderungen
• Informationen zum Bearbeitungsstand

Wenn Mitarbeiter diese Nachrichten jedes Mal manuell erstellen und versenden, entsteht ein vermeidbarer Aufwand. Viele dieser Kommunikationsprozesse lassen sich anhand klarer Regeln automatisieren. Sobald beispielsweise ein Auftrag einen bestimmten Status erreicht, kann automatisch eine Nachricht an den Kunden versendet werden. Der Mitarbeiter muss nicht mehr daran denken, die Information manuell weiterzugeben. Das reduziert administrative Arbeit und sorgt gleichzeitig für eine konsistentere Kommunikation.

Warum sich kleine Zeitverluste schnell summieren

Ein häufiger Fehler bei der Prozessoptimierung ist die Betrachtung einzelner Arbeitsschritte.

Fünf Minuten Aufwand erscheinen zunächst nicht relevant. Entscheidend ist jedoch die Häufigkeit.

Ein Prozess, der fünf Minuten dauert und 20-mal pro Woche ausgeführt wird, verursacht bereits mehr als 86 Stunden Arbeitsaufwand pro Jahr.

Bei zehn Minuten sind es mehr als 173 Stunden.

Wenn mehrere Mitarbeiter denselben Prozess durchführen, vervielfacht sich der Aufwand entsprechend.

Deshalb sollte bei der Bewertung eines Prozesses nicht nur gefragt werden, wie lange ein einzelner Vorgang dauert.

Wichtiger sind drei Faktoren:

1. Wie häufig wird der Prozess durchgeführt?
2. Wie viele Mitarbeiter sind daran beteiligt?
3. Welche Kosten entstehen durch Fehler und Nachbearbeitung?

Erst diese Betrachtung zeigt, welches Einsparpotenzial tatsächlich vorhanden ist.

Welche Prozesse sollten Unternehmen zuerst automatisieren?

Nicht jeder Prozess muss sofort durch eine individuelle Softwarelösung ersetzt werden. Besonders interessant sind Prozesse mit einem hohen Anteil an wiederkehrenden Tätigkeiten.

Ein guter Kandidat für Automatisierung erfüllt häufig mehrere dieser Kriterien:

• Der Prozess wird täglich oder wöchentlich durchgeführt.
• Es werden regelmäßig Daten zwischen Systemen übertragen.
• Mitarbeiter führen immer wieder dieselben Arbeitsschritte aus.
• Es gibt viele manuelle Eingaben.
• Fehler führen zu zusätzlicher Nacharbeit.
• Der Prozess benötigt mehrere Freigabeschritte.
• Informationen werden regelmäßig aus verschiedenen Quellen zusammengetragen.
• Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit administrativen Aufgaben.

Hier kann sich eine Automatisierung besonders schnell wirtschaftlich rechnen.

Automatisierung muss nicht immer ein großes IT-Projekt sein

Bei Automatisierung denken viele Unternehmen zunächst an große Softwareprojekte. Oft reicht es aus, einen einzelnen Prozess gezielt zu optimieren. Beispielsweise kann eine bestehende Anwendung über eine API mit einem anderen System verbunden werden. Auch ein internes Tool kann bereits einen erheblichen Unterschied machen, wenn es einen häufig genutzten manuellen Arbeitsschritt ersetzt.

Entscheidend ist deshalb nicht die Größe der Softwarelösung.

Entscheidend ist der wirtschaftliche Nutzen.

Ein kleines System, das jährlich mehrere tausend Euro Arbeitsaufwand einspart, kann wirtschaftlich sinnvoller sein als ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt ohne klaren Anwendungsfall.

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